We behouden ons het recht om deze privacyverklaring op elk gewenst moment te wijzigen. Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, stellen we de nieuwe versie en eerdereversies beschikbaar op https://the-scalpsanctuary./privacybeleid/, zodat u kunt zien wanneer welke wijzigingen zijn aangebracht.
Privacyverklaring Versie 1.0
Over The Scalp Sanctuary
The Scalp Sanctuary is een hoofdhuidkliniek dat zich richt op hoofdhuidverbetering volgens een eigen uniek concept. Bij The Scalp Sanctuary werken gediplomeerde hoofdhuid professionals die een erkende opleiding hebben gevolgd.
Privacyverklaring en contact
Wij doen er alles aan om uw privacy te respecteren en de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens te behouden. We verwerken bewust zo min mogelijk gegevens van u en hebben diverse beveiligingsmaatregelen genomen. Deze privacyverklaring geldt als je contact met ons opneemt en/of klant bij ons wordt. In deze verklaring wordt per situatie weergegeven welke gegevens we verzamelen en voor welk(e) doel(en), hoe lang wij de gegevens bewaren en welke beveiligingsmaatregelen wij hebben genomen. Ook kunt u inzien wat uw rechten zijn en welke acties u kan ondernemen.
Lees deze privacyverklaring goed door. Dan weet u wat er met uw gegevens gebeurt.
Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op via thescalpsanctuary@outlook.com.
Uw persoonlijke gegevens
The Scalp Sanctuary hecht veel waarde aan uw privacy. Daarom spannen wij ons in om bij het gebruik van onze diensten uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Ook geven wij informatie over de juridische grond op basis waarvan wij uw gegevens verzamelen en vertellen wij hoe lang wij deze bewaren. Als je onze website bezoekt
Reacties plaatsen
Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en enkele gegevens (de browser usersagent string) voor het opsporen van spam. Waarom wij uw gegevens verzamelen Wij verzamelen uw reacties, zodat anderen deze kunnen lezen. Het plaatsen van reacties geeft u de mogelijkheid uw mening te geven en met anderen te communiceren over onze producten of diensten.
Toestemming
Het schrijven en het publiceren van een reactie wordt door ons als expliciete toestemming beschouwd. Het schrijven van een reactie gebeurt in de meeste gevallen uit eigen beweging en de geschreven reactie wordt door u, als gebruiker, middels publicatie openbaar gemaakt. Het staat u, als gebruiker, vrij om de reactie op elk gewenst moment te verwijderen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw reacties zo lang als nodig is. De reacties kunnen op elk gewenst moment worden verwijderd.
Media uploaden
Als u een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site uploadt kan het zijn dat u afbeeldingen uploadt met daarin EXIF gps-locatiegegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien. Wij raden daarom aan om te voorkomen dat je afbeeldingen uploadt met daarin EXIF gps-locatiegegevens.Exif – Exchangeable image file format – is een manier om fotobestanden te voorzien van onzichtbare gegevens (metadata). Dit zijn gegevens die – onzichtbaar – worden opgeslagen in digitale fotobestanden. Exif informatie kan o.a. bestaan uit:
1. Datum en tijd van de opname;
2. Plaats van de opname (als de camera GPS gebruikt);
3. Merk en model van de camera;
4. Naam van de eigenaar van de camera;
5. Camera-instellingen, zoals belichtingstijd, diafragma, brandpuntsafstand, flits;
6. Een thumbnail van de opname;
7. Beschrijving, auteur en copyright informatie;
8. De laatste bestandswijziging.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Afbeeldingen die door onze gebruikers worden ge-upload, dienen om het gebruik van de website te personaliseren.
Toestemming
Het publiceren van media wordt door ons als expliciete toestemming beschouwd. Het uploaden van media gebeurt in de meeste gevallen uit eigen beweging en wordt door u, als gebruiker, middels publicatie openbaar gemaakt. Het staat u, als gebruiker, vrij om de media op elk gewenst moment te verwijderen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren de afbeelding zo lang als nodig is. Indien je een geregistreerde gebruiker bent, kunt u de afbeeldingen op elk gewenst moment verwijderen.
Contactformulieren
Indien u ons contactformulier invult, worden de volgende gegevens bewaard: naam, voornaam, straat, huisnummer, woonplaats, postcode, e-mailadres, telefoonnummer en het bericht wat u heeft ingevuld.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Inzendingen via het contactformulier worden gebruikt voor het verlenen van service aan onze klanten.
Toestemming
Het schrijven en het publiceren van een contactaanvraag wordt door ons als expliciete toestemming beschouwd. Het invullen van een contactformulier gebeurt in de meeste gevallen uit eigen beweging. Mocht dit niet het geval zijn dan verwijderen wij de gegevens direct, wanneer blijkt dat het om een misverstand gaat.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Inzendingen via het contactformulier worden bewaard zo lang als nodig is voor het afhandelen van de contactaanvraag.
Cookies
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Cookies kunnen zowel ‘permanent’ (blijvend), als ’tijdelijk’ (sessie) zijn. Een permanente cookie zal worden opgeslagen en blijft van kracht tot de ingestelde afloopdatum van de cookie. Een tijdelijke cookie daarentegen zal aan het eind van de gebruikerssessie verdwijnen, wanneer de webbrowser afgesloten wordt. Indien je een account hebt en je inlogt op deze site, slaan we een tijdelijke cookie op om te bepalen of uw browser cookies accepteert. De cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid, zodra je je browser sluit. Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met uw logininformatie en schermweergave opties. Login cookies zijn twee dagen geldig en cookies voor schermweergave opties één jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login twee weken bewaart. Zodra je uitlogt van uw account, worden logincookies verwijderd.Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullend cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het zogenaamde ‘post ID’ in zich van het artikel wat je hebt bewerkt. Deze cookie is na een dag verlopen.
Ingesloten inhoud van andere websites
Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen van sociale media of berichten. Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als wanneer de bezoeker deze andere website bezoekt.
Deze websites kunnen data over u verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud, als je een account hebt en ingelogd bent op die website.
Analytics
Onze webhosting provider verzamelt geanonimiseerde analytics data. Deze data betreft het meten en registreren van het aantal bezoekers die in een bepaald tijdsbestek op onze website komen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wanneer je een reactie achterlaat, dan wordt die reactie en de onzichtbare gegevens (metadata) van die reactie, zo lang als nodig is, bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren zonder dat we deze continu in de gaten moeten houden en wijzigen.
Van gebruikers die geregistreerd staan op onze website, bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.
Toestemming en onze wettelijke verplichting
Voor wij overgaan tot het opslaan van uw persoonlijke gegevens, wordt altijd om toestemming gevraagd. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om een behoorlijke administratie bij te houden.
Uw gegevens hebben wij nodig, zodat een correcte factuur kan worden opgemaakt en de organisatie kan voldoen aan de wettelijke administratieplicht.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De factuur met uw gegevens wordt minimaal zeven jaar bewaard. Dit is wettelijk bepaald en is onderdeel van onze wettelijke bewaarplicht.
Als je contact met ons opneemt
Als je contact met ons opneemt, via de mail of telefoon, dan zullen wij uw naam, e-mailadres of telefoonnummer vastleggen. Indien je een afspraak bij ons wilt maken, hebben wij aanvullende informatie van je nodig, zoals informatie over uw medische geschiedenis en het huidige medicijngebruik. Hier zullen wij u, tijdens het telefoongesprek, naar vragen. U bent uiteraard niet verplicht om deze informatie met ons te delen.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Wij verzamelen deze gegevens om een afspraak in te kunnen plannen bij de juiste specialist. We gebruiken uw gegevens alleen voor dit doel en zullen je geen nieuwsbrieven sturen.
Nieuwsbrieven versturen wij alleen als u zich hier expliciet voor hebt ingeschreven via het
formulier op de website of via een toestemmingsformulier.
Toestemming
Wij vragen je altijd van tevoren om toestemming voordat wij overgaan tot het opslaan van uw
gegevens.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren de gegevens zo lang als nodig is voor de plaatsing. Wij hebben soms te maken metenorme wachtlijsten, waardoor het kan voorkomen dat uw gegevens enkele weken tot een paar maanden in ons bestand blijven.
Als je je inschrijft op onze mailinglist
Via onze website kunt u zich inschrijven op onze mailinglist. Je ontvangt dan onze bevindingen, tips en tricks voor een betere hoofdhuid. Wij verzamelen hierbij uw voornaam, achternaam en e- mailadres.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Wij hebben voor het, via e-mail, verstrekken van informatie over huidverbetering, in ieder geval een geldig e-mailadres nodig. Ook vragen wij naar uw voor- en achternaam, zodat wij onze mailinglijst verder kunnen personaliseren.
Toestemming
Wij vragen u altijd vooraf om toestemming voor het mogen verzenden van onze nieuwsbrieven.
Indien u geen expliciete toestemming geeft voor het mogen verzenden van nieuwsbrieven aan uw adres, dan gaan wij hier niet toe over.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw mailadres wordt bewaard zolang wij deze nodig hebben voor het verzenden van informatie en u er niet voor kiest om uzelf uit te schrijven uit onze mailinglijst.
Voordat u bij ons behandeld wordt
Informed Consent
Voordat u bij ons een behandeling ondergaat, vragen wij je om een zogenoemde ‘Informed Consent’ te tekenen. Dit is een behandelingsovereenkomst, waarbij wij u op de hoogte brengen van enkele belangrijke zaken aangaande de behandeling. Wij voeren middels deze overeenkomst een dubbele check uit om zeker te weten dat belangrijke zaken aangaande uw gezondheid worden gecommuniceerd en het dient er tevens voor om vast te stellen of je de noodzaak van de aangevraagde behandeling goed hebt overwogen. In deze behandelingsovereenkomst worden uw voornaam, achternaam, geboortedatum, de betreffende behandeling en uw handtekening verwerkt.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
The Scalp Sanctuary heeft de toestemming van de client nodig om de behandeling te kunnen uitvoeren. Zonder registratie van deze toestemming kan de toestemming niet worden aangetoond. Vandaar dat eerst een behandelingsovereenkomst (Informed Consent) moet worden ondertekend, alvorens wij tot de behandeling overgaan. The Scalp Sanctuary is daarnaast op grond van artikel 6 lid 1 sub a van de AVG verplicht u om toestemming te vragen, voordat uw persoonsgegevens worden opgeslagen. Ook in dit geval dient de verlening van toestemming te kunnen worden aangetoond. Dit hebben wij dan ook opgenomen in onze behandelingsovereenkomst.
Toestemming en onze wettelijke verplichting
Wij vragen u altijd om toestemming voor het mogen bewaren van uw persoonsgegevens. Pas nadat u (schriftelijk) toestemming hebt verleend, gaan wij over tot de bewaring daarvan.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De gegevens in de behandelingsovereenkomst worden opgeslagen zo lang als nodig is voor de betreffende behandeling.
Behandelingen waarbij een verwijsbrief noodzakelijk is
In sommige gevallen heb je voor de behandeling een recente verwijsbrief van de huisarts nodig. Hier zullen wij u, indien nodig, naar vragen. De informatie in deze verwijsbrief bevat informatie over uw medische geschiedenis en uw huidige klachten. Wij bewaren deze gegevens samen met uw NAW-gegevens, geboortedatum en aankoopgeschiedenis van medische producten.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Wij kunnen helaas niet tot een behandeling overgaan zonder verstrekking van uw medische gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig, zodat er kan worden bepaald welke behandeling het meest geschikt is voor uw ‘probleem’. Deze informatie moet eerst door een deskundige worden vastgesteld (de huisarts) en vervolgens aan ons worden doorgegeven. Toestemming en onze wettelijke verplichting
Wij vragen altijd toestemming voor het mogen inkijken en bewaren van de verwijsbrief. Pas nadat u (schriftelijk) toestemming hebt gegeven, gaan wij over tot het kopiëren en het bewaren ervan.
Behandelingen waarbij geen verwijsbrief nodig is
Ook in gevallen waar geen verwijsbrief noodzakelijk is, bewaren wij uw gegevens. Het gaat hier om uw NAW-gegevens, geboortedatum, medische gegevens en aankoopgeschiedenis van medische producten.
Waarom wij uw gegevens verzamelen
Deze gegevens verzamelen wij, omdat wij graag willen weten wie u bent en hoe wij u het beste kunnen helpen. Daarnaast vergemakkelijkt dit de communicatie met de medische specialisten die werkzaam zijn in onze praktijk.
Toestemming en onze wettelijke verplichting
Wij vragen altijd toestemming voor het opslaan van uw gegevens. Pas nadat u hiervoor (schriftelijk) toestemming hebt gegeven, gaan wij over tot de opslag. Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig om uit te sluiten dat u minderjarig bent en gebruiken wij deze voor het opmaken van de factuur.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De gegevens worden opgeslagen in een elektronisch patiëntendossier, zolang wij deze nodig hebben voor de behandeling.
Beveiliging
We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om uw gegevens te beschermen. Onze website hebben we versleuteld, zodat gegevens die via de website worden verstuurd, niet zomaar onderschept kunnen worden. Daarnaast hebben we organisatorische en technische maatregelen genomen, door uw informatie beveiligd op te slaan, zowel fysiek, als digitaal. Ook hebben we onze leveranciers zorgvuldig geselecteerd en goede afspraken gemaakt over de beveiliging en geheimhouding.
Uw rechten
Je kunt altijd inzage krijgen in uw persoonlijke gegevens, als we die hebben vastgelegd en u mag deze ook altijd laten aanpassen, verwijderen of laten overdragen. Wilt u daar gebruik van maken? Stuur dan een mail naar thescalpsanctuary@outlook.com en beschrijf duidelijk uw verzoek. We controleren dan eerst of het verzoek echt van u komt door een identiteitscheck uit te voeren en nemen uw aanvraag vervolgens zo spoedig mogelijk in behandeling.
Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij je graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u echter ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de
Autoriteit Persoonsgegevens
Toestemmingsverklaring verwerking persoonsgegevens
Ik geeft tevens aan de privacyverklaring van The Scalp Sanctuary te hebben gelezen en op de hoogte te zijn dat The Scalp Sanctuary mijn recht op inzage, wijziging, verwijdering en overdraagbaarheid, van mijn gegevens respecteert, de (bijzondere) persoonsgegevens met passende middelen beschermt, mijn gegevens niet langer dan nodig bewaart en naar beste kunnen gehoor geeft aan mijn verzoek mijn rechten uit te oefenen. Ik geef toestemming om de navolgende persoonsgegevens te verwerken, indien en voorzover nood-zakelijk voor de behandeling- Voor- en achternaam
– Adres
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Geboortedatum
– Medicijngebruik
– Aankoopgeschiedenis medische producten
– Medische geschiedenis
– Gegevens over de toestand van de hoofdhuid ( via huidscan)
– Gegevens over leefstijl, gezondheid en voeding die van belang kunnen zijn voor
de conditie van de hoofdhuid
– Gegevens over voedselintoleranties, allergieën die van belang kunnen zijn voor
de conditie van de hoofdhuid
– Foto’s van de huid
Ik geef mijn toestemming onder de navolgende voorwaarden:
1. Mijn toestemming geldt alleen voor de voor de verwerking van bovengenoemde persoonsgegevens en alleen voor zover noodzakelijk voor:
– Mijn identificatie als client.
– Een goede behandeling waarvoor de behandelaar op de hoogte moet zijn van mijn medische achtergrond, medische gegevens en overige relevante informatie
– Het delen van informatie met andere behandelaren binnen The Scalp Sanctuary
– Het delen van informatie met mijn zorgverzekeraar, huisarts, dermatoloog en
indien nodig andere artsen/medisch specialisten
– Het maken van nieuwe behandelafspraken
2. TSS informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en over mij worden geregistreerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat TSS mij uitlegt om welke specifieke gegevens het gaat en waarom deze gegevens noodzakelijk zijn om mij te kunnen helpen/
3. Indien TSS mijn persoonsgegevens gaat verwerken om andere redenen dan hierboven sub 1 aangegeven, zal zij hiervoor aan mij opnieuw toestemming vragen.
4. Ik kan ervoor kiezen om geen toestemming te geven of alleen voor bepaalde onderdelen toestemming te geven. TSS legt in dat geval uit wat de gevolgen zijn als ik voor bepaalde onderdelen geen toestemming geef/
5. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken. In sommige gevallen zal het intrekken van toestemming gevolgen hebben voor de hulpverlening aan mij. TSS zal mij hierover van geval tot geval informeren.
Ik verleen hierbij toestemming dat de hierboven genoemde persoonsgegevens – uitsluitend voor de hierboven onder punt 1 genoemde reden- worden opgenomen in het elektronisch patiëntendossiers en klantensysteem van TSS.
Ja/nee
Ik verleen hierbij toestemming dat mijn voor-en achternaam en e-mail adres worden opgenomen in het mailbestand van TSS voor het ontvangen van informatie over voor mij van belang zijnde producten, diensten en adviezen voor hoofdhuidverbetering. Ja/nee
Ik erken bovenstaande tekst en uitleg volledig te hebben begrepen en in de gelegenheid te zijn gesteld tot het stellen van vragen aan de behandelaar.
